Datenschutzerklärung für die App „Routava“

Stand: 09.10.2026 (Fassung mit Hintergrund-Standort und Push-Benachrichtigungen — vor Veröffentlichung der neuen App-Version auf der Webseite aktualisieren)

1. Verantwortlicher

Kristall Clean GmbH Kurt-Schumacher-Ring 25 38228 Salzgitter E-Mail: info@kristallclean.de

2. Was ist Routava?

Routava ist die betriebliche Software der Kristall Clean GmbH für Einsatz- und Tourenplanung, Arbeitszeiterfassung und Dokumente. Die App richtet sich ausschließlich an Beschäftigte und vom Unternehmen autorisierte Personen. Ein Zugang besteht nur auf Einladung des Unternehmens; eine öffentliche Registrierung gibt es nicht. Für Beschäftigte gelten ergänzend unsere „Datenschutzhinweise für Beschäftigte“ (Art. 13 DSGVO, § 26 BDSG).

3. Welche Daten wir verarbeiten

  • Kontodaten: Name, dienstliche E-Mail-Adresse, Rolle und Zugriffsrechte.

  • Einsatz- und Arbeitszeitdaten: zugewiesene Touren und Objekte, Einsatzzeiten, Beginn und Ende der Schicht, Ankunft an Objekten, erfasste Arbeitszeiten und dienstliche Kilometerangaben.

  • Standortdaten (genauer Standort): Koordinaten Ihres Geräts, ausschließlich während einer aktiven Schicht (siehe Abschnitt 4).

  • Dokumente: z. B. Lohnabrechnungen und Verträge, die Ihnen im Rahmen des Beschäftigungsverhältnisses bereitgestellt werden.

  • Geräte-Token für Push-Benachrichtigungen: wenn Sie Benachrichtigungen in der App aktivieren, wird eine technische Kennung Ihres Geräts gespeichert, damit wir Ihnen z. B. Änderungen im Einsatzplan melden können.

  • Technische Daten: Daten, die beim Betrieb der App und des Servers anfallen (z. B. Zeitpunkt des Zugriffs, IP-Adresse in Server-Protokollen des Hosting-Anbieters).

4. Standortdaten (GPS)

  • Der Standort wird nur an Tagen erfasst, an denen für Sie Einsätze (Objekte) geplant sind – vom Arbeitsbeginn bis zur Erledigung des letzten Objekts bzw. dem Ende der Schicht. An allen anderen Tagen und danach werden keine Standortdaten erhoben.

  • An einem solchen Arbeitstag kann die App Ihren genauen Standort auch im Hintergrund ermitteln (App minimiert oder Bildschirm gesperrt), damit Ihre Ankunft und Ihr Aufenthalt am Einsatzobjekt erkannt werden, ohne dass Sie das Gerät bedienen müssen. Währenddessen zeigt Android eine dauerhafte Benachrichtigung der App an.

  • Die Erfassung im Hintergrund wird erst nach Ihrer ausdrücklichen Zustimmung in der App aktiviert. Sie können ablehnen; dann wird der Standort nur ermittelt, solange die App geöffnet ist, und die Ankunft wird dort bestätigt. Die Entscheidung können Sie in der App jederzeit ändern.

  • Automatische Ankunft: Hält sich das Gerät bei ausgeschaltetem Bildschirm mehrere Minuten in unmittelbarer Nähe eines für Sie geplanten Objekts auf, erfasst die App die Ankunft am Objekt selbstständig; daraus ergibt sich der Beginn der Arbeitszeit an diesem Objekt. Das Ende der Arbeit am Objekt wird weiterhin von Ihnen bestätigt (Abschluss der Aufgaben).

  • Zweck: Nachweis der Arbeitszeit und der Anwesenheit am Einsatzobjekt sowie Einsatz- und Tourenkoordination.

  • Die Standortfreigabe erfolgt über die Berechtigungsabfrage Ihres Geräts. Sie können sie jederzeit in den Geräteeinstellungen widerrufen; dann kann die standortbezogene Schichterfassung nicht genutzt werden, und die Arbeitszeit ist auf andere Weise zu dokumentieren.

  • Speicherdauer: Standortverläufe werden spätestens nach 90 Tagen automatisch gelöscht.

  • Es erfolgt keine Auswertung zur Leistungs- oder Verhaltenskontrolle über den genannten Zweck hinaus und keine ausschließlich automatisierte Entscheidung im Sinne des Art. 22 DSGVO.

5. Zwecke und Rechtsgrundlagen

  • Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses, Arbeitszeitnachweis, Einsatzplanung: § 26 Abs. 1 BDSG und Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

  • Erfüllung gesetzlicher Pflichten (z. B. Arbeitszeitaufzeichnung, Lohnabrechnung): Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.

  • Berechtigte Interessen an einem sicheren und zuverlässigen Betrieb der Software: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

  • Soweit eine Einwilligung eingeholt wird, ist sie freiwillig und kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden (Art. 7 Abs. 3 DSGVO).

6. Empfänger und eingesetzte Dienste

Wir verkaufen keine Daten und nutzen sie nicht für Werbung oder Tracking. Daten werden nur an Dienstleister weitergegeben, die sie in unserem Auftrag verarbeiten (Art. 28 DSGVO) oder die für den Betrieb erforderlich sind:

  • Netlify, Inc. (USA) – Hosting der App und des Servers. Drittlandübermittlungen erfolgen nur nach Art. 44 ff. DSGVO (z. B. EU-U.S. Data Privacy Framework oder EU-Standardvertragsklauseln).

  • Datenbank-/Speicherdienst für Server-Daten [prüfen: Anbieter eintragen, falls abweichend von Netlify].

  • Google Maps Platform (Google Ireland Ltd. / Google LLC) – Adresssuche und Berechnung von Fahrzeiten und Routen. Dabei werden die jeweils abgefragten Adressen bzw. Koordinaten an Google übermittelt; der API-Schlüssel liegt ausschließlich auf unserem Server.

  • Google Firebase Cloud Messaging (Google Ireland Ltd. / Google LLC) – Zustellung von Push-Benachrichtigungen an die Android-App. Übermittelt werden die Geräte-Kennung und der kurze Text der Benachrichtigung (z. B. „Einsatzplan geändert“). Die Benachrichtigungen lassen sich in der App und in den Geräteeinstellungen jederzeit ausschalten.

  • Google (Gmail, Google Drive) – nur optional: Wenn ein autorisierter Nutzer sein Google-Konto verbindet, kann die App mit dessen Zustimmung E-Mails anzeigen, verarbeiten und senden sowie von der App erzeugte Dokumente in Google Drive ablegen. Google-Daten werden ausschließlich zur Bereitstellung dieser Funktionen verwendet, nicht verkauft, nicht für Werbung genutzt und nicht an unbefugte Dritte weitergegeben. Die Nutzung von Informationen, die wir von Google-APIs erhalten, entspricht der Google API Services User Data Policy einschließlich der Anforderungen zur eingeschränkten Nutzung (Limited Use). Die Verbindung kann jederzeit in der App und in den Einstellungen des Google-Kontos getrennt werden.

  • Weitere Empfänger im Rahmen des Beschäftigungsverhältnisses (z. B. Steuerberater, Krankenkassen, Behörden) ergeben sich aus den Datenschutzhinweisen für Beschäftigte.

7. Speicherung auf dem Gerät und Synchronisierung

Die App speichert Daten lokal auf dem Gerät, damit sie auch ohne Internetverbindung weiter nutzbar ist, und gleicht sie bei bestehender Verbindung verschlüsselt (HTTPS) mit dem Server ab. Die Datensicherung des Betriebssystems für die App ist deaktiviert.

8. Speicherdauer

  • Standortverläufe: höchstens 90 Tage.

  • Arbeitszeit-, Lohn- und sonstige Beschäftigtendaten: so lange, wie es für das Beschäftigungsverhältnis und gesetzliche Aufbewahrungsfristen erforderlich ist (Einzelheiten in den Datenschutzhinweisen für Beschäftigte).

  • Benutzerkonten werden nach Ende der Nutzungsberechtigung deaktiviert.

9. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20), Widerspruch (Art. 21) sowie auf Widerruf einer Einwilligung (Art. 7 Abs. 3). Gesetzliche Aufbewahrungspflichten bleiben unberührt. Zur Ausübung Ihrer Rechte, auch zur Löschung Ihrer Daten, schreiben Sie an info@kristallclean.de.

10. Beschwerderecht

Sie können sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren (Art. 77 DSGVO). Zuständig ist insbesondere:

Der Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen Prinzenstraße 5, 30159 Hannover, www.lfd.niedersachsen.de

11. Änderungen

Wir passen diese Erklärung an, wenn sich Gesetze, eingesetzte Systeme oder Verarbeitungsvorgänge ändern. Die aktuelle Fassung ist stets unter dieser Adresse abrufbar.

Summary in English (for app store review)

Routava is the internal workforce app of Kristall Clean GmbH (Salzgitter, Germany) for shift planning, time tracking and documents. Access is by invitation only. The app collects precise location only on days when the employee has work scheduled, until the last job of the day is done. On those days, after the employee has accepted an in-app disclosure, location is also collected while the app is in the background or the screen is off, through a foreground service with a permanent notification (no ACCESS_BACKGROUND_LOCATION); it is used to detect arrival at the job site. On other days no location is collected. Location tracks are deleted automatically after 90 days. Data is used for working-time records and route coordination only. It is not sold, not used for advertising, and not shared with third parties other than processors (hosting: Netlify; Google Maps Platform for address search and travel times; Google Gmail/Drive only if a user chooses to connect their Google account). Users can revoke the location permission in device settings at any time and request deletion of their data at info@kristallclean.de.

Datenschutzerklärung